PREDLOGI ZA DOBRO VIRTUALNO VODENJE V KRIZNIH RAZMERAH
V tej ekstremni situaciji, v kateri smo se vsi znašli, je pomembno, da se vodje zavedajo spremenjenih zahtev v vodenju. Sodelavci doma so izolirani, morda imajo občutek nemoči, občutek, da ne vedo, kaj se dogaja, prisotno je tudi žalovanje za življenjem, ki smo ga vsi imeli in ki ga v taki obliki nikoli več ne bo. Doma so ostale cele družine, po drugi strani pa smo izolirani od vseh socialnih stebrov, svojih skupin, v katerih smo se družili (društev, klap, soseščine,...). Manjka gotovosti, predvidljivosti in stabilnosti.
Kaj torej v teh časih potrebujejo vaši sodelavci?
Poudarki so na več in bolj pogosti komunikaciji, na dogovoru glede delovnega časa, na timskih smernicah oziroma pravilih in grajenju močnega občutka, da ste tim.
1. Najpomembnejše je, da ste DOSEGLJIVI in NA VOLJO bistveno več časa in ob več priložnostih kot doslej. To pomeni, da poveste svojim sodelavcem kdaj ste dosegljivi (in to bistveno več ur, kot prej) in na kakšen način (skozi kakšne komunikacijske kanale in kako pogosto). Imejte odprt sestanek on-line enkrat na dan/večkrat na teden (odvisno od vaše situacije) vsakič ob istem času za vsakogar, ki ima takrat čas in se lahko vključi. To je še posebej pomembno za tiste, ki imate sodelavce na drugih kontinentih in časovnih pasovih.
2. Pokažite, da ste kot vodja tudi RANLJIVI in bodite ISKRENI tudi glede svojih strahov, podelite jih in hkrati pokažite optimizem.
3. Veliko več KOMUNICIRAJTE. Sodelujte v online družabnih pogovorih s svojimi sodelavci, tudi če tega do sedaj niste počeli in vam je neprijetno. Izredne razmere terjajo izredne ukrepe. Dopustite in spodbujajte vsakdanje, sproščene pogovore, pomagajte sodelavcem, da se na ta način zbližujejo/te. Komunicirajte svetle cilje v teh težkih časih, govorite o doprinosu ljudi k le-tem in obrazložite, kaj boste s tem vsi skupaj dosegli. Povejte, da se zavedate, da zahtevate od ljudi veliko glede na okoliščine in hkrati izrazite optimizem ter hvaležnost za njihov trud.
4. SKUPNE SESTANKE imejte ČIM BOLJ POGOSTO, če gre, vsak dan, na vsak način pa večkrat na teden – čim večkrat, toliko bolje. Timsko pravilo naj bo, da imajo vsi vključeno sliko, da se vidite. Če imate stoječe sestanke (»standup-e«), te ohranite, pri čemer naj ne izgledajo le kot formalno poročanje stanja. Struktura je lahko sledeča: i) katere pomembne stvari so se mi zgodile, ii) katere pomembne stvari sledijo v naslednjem obdobju, iii) česa sem se naučil/a v tem času, kar bi bilo lahko pomembno tudi za ostale sodelavce.
5. Na sestankih, ki so rutinski in se ponavljajo, določite MOJSTRA AKCIJE. Ta naj spremlja vse sprejete sklepe, ki pomenijo aktivnosti, in na vsakem sestanku pred koncem tudi preveri, da so ljudje zares sprejeli te aktivnosti za svoje in se zavezali z rokom – zaveze naj bodo tudi ubesedene pred vsemi. Ta vloga naj rotira, saj ni najprijetnejša.
6. Gradite občutek, da ste skupaj tim. Skupaj si izberite svoj logotip, barvo ali ime tima, če tega še nimate. Dogovorite se za TIMSKE SMERNICE oziroma PRAVILA, najbolje tako, da sodelujejo vsi člani tima. Identificirajte na katerem področju dela rabite največ pravil. Vsebujejo naj dogovor o načinih komunikacije, odzivnosti, odločanju, delovnem času (v spremenjenih okoliščinah za nekatere ljudi ne bo možno delati 8 ur skupaj, zato so opcije 4+4, 3+2+3, itd...), kdaj morajo biti vsi dosegljivi, kako bomo svoja pravila sporočili drugim v organizaciji in se uskladili z njimi.
7. Pogovarjajte se o CILJIH IN PRIČAKOVANJIH, kaj se je pri tem spremenilo ter o rizičnih področjih. In o tem kakšni so revidirani rezultati dela, ki jih pričakujete.
8. Imejte NADZOR na način, da pokažete, da VAM JE MAR kako in koliko naredijo. Obstajata dve vrsti nadzora. Eden je goli nadzor, s katerim izvajamo svojo kontrolo in dominanco. Drug pa je nadzor, s katerim pokažemo, da je nadzor namenjen pomoči in podpori sodelavcem, ker vam ni vseeno, kako uspešni so v opravljanju svojega dela. Kot vodja ste radovedni. Tak nadzor mora biti v teh časih bistveno bolj pogost. Najpogostejša vprašanja bodo, kako vam gre pri uresničevanju ciljev, nalog? Kako ti lahko v tem pomagam? Kaj potrebuješ? Česa si želiš več od mene? Kako delaš to? Koliko časa porabiš za ono? Da dobite občutek, kako jim zares gre in kje rabijo pomoč.
9. Dajanje in sprejemanje POVRATNE INFORMACIJE je bolj pomembno, kot je bilo kdajkoli do sedaj. Povratna informacija o tem, kako delajo, naj bo iskrena in takojšnja. Naj bo čim bolj pogosta. Težave rešujte skupaj, povabite sodelavce naj sodelujejo, ne povejte in rešite vsega sami in namesto njih. Vključite jih.
10. Dogovorite se za VIRTUALNO MESTO DRUŽABNOSTI na katerega shranjujete šale, recepte, fotografije svojih psov, otrok, smešne fotografije, filmčke,... Na ta način se boste kot tim povezali in vnesli zabavo v težke čase.
11. PRAZNUJTE male in velike DOSEŽKE. To pomeni, da jih iščete, ste pozorni nanje in spodbujate sodelavce, da jih prepoznajo in o njih povedo. Naredite iz tega dogodek. To je lahko skupna virtualna pizza zabava - nujno naj bo vključena slika (kamera).
12. IZRAZITE HVALEŽNOST. Povejte ljudem, da ste jim hvaležni za to, da gredo čez nujno in pričakovano. Ob tem bodite specifični, povejte točno, katero je tisto ravnanje, ki ga imate v mislih in bodite osebni.
13. Ljudi obvestite kje in kako so DOSEGLJIVI OSTALI ljudje v vaši organizaciji.
14. OBVEŠČAJTE svoje sodelavce o dogajanju v podjetju, na trgu, s strankami oziroma kupci, rezultatih, o vsem, kar bi jih lahko zanimalo. Informiranje naj bo kombinacija realnega in optimističnega z izraženim upanjem za dobro prihodnost. Tako boste ublažili občutek negotovosti, nepredvidljivosti in izolacije.
15. SPODBUJAJTE UČENJE novih veščin, tako medsebojno med člani tima kot zunanje, on-line. Dogovorite se, da si vsak izmed članov izbere drugega člana tima, od katerega se bo naučil nečesa kar še ne zna ali ne zna dobro. Nato se dogovorite za čas trajanja učenja (npr. tri tedne) in podelite svojo izkušnjo vsem na enem izmed skupnih sestankov tima.
16. Ne pošiljajte sodelavcem dela izven delovnega časa. Sicer se bodo počutili krive, če zadeve ne bodo takoj obdelali ali odgovorili na vaše vprašanje.
17. In nenazadnje: bodite POTRPEŽLJIVI, ko v ozadju na sestanku jokajo otroci in lajajo domači psi. Uživajte v človeški plati tega življenja.
Pripravila:
Klavdija Novak
Poslovna trenerka in coach
